KURZ UND PRÄGNANT: In den meisten Fällen ist die Spesenrückvergütung Teil des Honorars, muss versteuert werden und unterliegt der Mehrwertsteuer!
Es kommt häufig vor, dass Freiberufler ihren Kunden bestimmte Ausgaben vorstrecken müssen oder dass ihnen Ausgaben entstehen, die nicht unbedingt mit dem Gegenstand des Mandats zusammenhängen. Diese Kosten werden dann häufig dem Kunden als „Spesenrückvergütung “ in Rechnung gestellt.
Dabei sind in zwei verschiedene Arten von Spesenrückvergütungen zu unterscheiden:
- Erstattungen von Auslagen, die im Namen und auf Rechnung des Mandanten geleistet werden;
- Erstattungen von Kosten, die bei der Ausübung des Berufs entstanden sind;
Erstattungen von Kosten, die im Namen und auf Rechnung des Mandanten geleistet werden
Kosten, die im Namen und auf Rechnung des Mandanten getätigt und dem Freiberufler erstattet werden, werden nie in die Ermittlung des Einkommens des Freiberuflers einbezogen, sofern es sich um Kosten handelt, die durch das Mandat abgedeckt sind (z. B. die Zahlung von Gebühren und anderen Beträgen im Namen des Mandanten). Diese Ausgaben müssen auf den Namen des Kunden lauten und die entsprechenden Belege müssen der Rechnung beigefügt werden.
Ein typisches Beispiel ist der Fall des Architekts, der, die der Gemeinde geschuldeten Gebühren, für die Einreichung des Projekts eines Kunden bezahlt. Es ist klar, dass es sich dabei um Gebühren handelt, die der Kunde der Gemeinde schuldet und für die der Architekt lediglich einen Vorschuss leistet.
In diesen Fällen wird die Rückerstattung steuerlich wie folgt behandelt:
| Anwendung der Quellensteuer IRPEF von 20% | Steuerpflichtig für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge | MwSt.-pflichtig | Abzugsfähigkeit von Unternehmenseinkünften | |
| Ausgaben, die im Namen und für Rechnung des Kunden vorgestreckt werden | NEIN, da es sich nicht um steuerpflichtiges Einkommen handelt | NEIN | Von der MwSt.-Bemessungsgrundlage gemäß Artikel 15 ausgenommen | NEIN, aus demselben Grund, aus dem die Erstattung nicht besteuert wird |
Erstattungen von Kosten, die bei der Ausübung des Berufs entstanden
Es handelt sich um Kosten, die bei der Ausübung des Berufs anfallen (z. B. Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung), die jedoch bei der Erstattung als Einkommen behandelt werden.
Dementsprechend:
| Anwendung der Quellensteuer IRPEF von 20% | Steuerpflichtig für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge | MwSt.-pflichtig | Abzugsfähigkeit von Unternehmenseinkünften | |
| Erstattungen von Kosten, die bei der Ausübung des Berufs entstanden | JA, da es sich um steuerpflichtiges Einkommen handelt | JA | JA | JA, mit Ausnahme von Kosten für Unterkunft und Verpflegung (siehe Regelung unten) |
Besondere Aufmerksamkeit muss den Kosten für Unterkunft und Verpflegung gewidmet werden. Wenn diese Kosten dem Kunden nicht analytisch (durch ausdrückliche Angabe der einzelnen Posten) in Rechnung gestellt werden, ergibt sich eine steuerliche Beschränkung für den Freiberufler. Die entstandenen Kosten sind für den Freiberufler nur zu 75% und bis zu einer Obergrenze von 2% des Gesamtumsatzes abzugsfähig.
ACHTUNG: Die laufende Steuerreform sieht vor, dass sich ab 2025 die Vorschriften für die Spesenrückerstattung, die im Rahmen der Berufsausübung getätigt werden, grundlegend ändern werden: Der Freiberufler muss die Erstattung nicht mehr versteuern und kann die entstandenen Kosten nicht mehr steuerlich geltend machen.
Wir haben hier für Sie ein sehr komplexes Thema kurz und prägnant zusammen gefasst. Sollten Sie weitere Fragen haben oder eine vertiefte Analyse im Zusammenhang mit Ihrem spezifischen Anliegen wünschen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und freut sich darauf, Sie bestmöglich zu unterstützen.
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