In pillole: Dipendenti o collaboratori equiparati (es. un amministratore) possono ricevere un rimborso spese esente da imposte e deducibile per l’azienda.
La normativa fiscale prevede la possibilità di rimborsare le spese sostenute in trasferta da un dipendente o da un collaboratore equiparato (ad esempio, un amministratore).
Questo rimborso spese è, con i limiti che vedremo, esente da imposte per il dipendente e interamente deducibile per l’azienda.
Prerogativa è l’essere in trasferta – ovvero non presso la propria sede abituale di lavoro. È inoltre necessario che si tratti di trasferta svolta al di fuori del comune in cui è sita la sede abituale di lavoro. Il normale tragitto dal luogo di residenza a quello di lavoro non può in ogni caso mai essere considerato ai fini del rimborso spese.
Sono previste diverse forme di rimborso spese. In linea di principio va fatta distinzione tra «rimborso spese» vero e proprio e «indennità chilometrica», utilizzabili separatamente, o anche contemporaneamente:
A.) Rimborso spese – con tre modalità di calcolo alternative:
- Metodo analitico: il dipendente redige un elenco in cui vengono registrate analiticamente tutte le spese da lui sostenute. Le ricevute di ogni singola transazione servono come prova che le spese sono state effettivamente pagate e sono un prerequisito per la deducibilità fiscale.
- Metodo forfettario: il dipendente riceve un importo fisso per ogni giorno di trasferta. Se il dipendente viaggia in Italia, l'importo forfettario è di 46,48 euro, mentre fuori dall'Italia è di 77,47 euro.
- Sistema misto: si tratta di una combinazione dei primi due metodi. In questo sistema, il vitto, l'alloggio o entrambi sono remunerati analiticamente e in più viene concessa anche la diaria fissa giornaliera di cui al metodo forfettario, la quale però va ridotta di 1/3 se vengono rimborsati i pasti o l'alloggio e di 2/3 se vengono rimborsati entrambi.
B.) Indennità chilometrica - può essere corrisposta se il dipendente utilizza il proprio veicolo per scopi aziendali. Solo i costi derivanti dalla tariffa ACI (ATTENZIONE: varia a seconda dei chilometri totali!) sono deducibili per l'azienda.
Se il rimborso, in qualsiasi forma, ammonta a più di 77,47 euro, è necessario apporre una marca da bollo di 2,00 euro sul documento giustificativo.
Abbiamo riassunto per voi un argomento molto complesso in modo breve e conciso. Se avete altre domande o desiderate un'analisi più approfondita in relazione al vostro caso specifico, non esitate a contattarci. Il nostro team di esperti è a vostra disposizione e sarà lieto di supportarvi nel miglior modo possibile.
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