IN PILLOLE: nella maggior parte dei casi il rimborso spese è parte del compenso, e va tassato e assoggettato ad IVA!
Accade spesso che i liberi professionisti debbano anticipare alcune spese per i loro clienti, o incorrano in spese non strettamente legate all’oggetto del mandato, spesso riaddebitate poi al cliente come “rimborso spese”.
Principalmente occorre distinguere tra due diversi tipi di rimborsi spese:
- I rimborsi delle spese anticipate in nome e per conto del cliente;
- I rimborsi delle spese sostenute per lo svolgimento della professione;
Spese anticipate in nome e per conto del cliente
Le spese sostenute in nome e per conto del cliente, che vengono poi rimborsate al professionista, non concorrono mai alla formazione del reddito professionale a condizione che si tratti di spese oggetto del mandato (es: pagamento per conto del cliente di imposte e altre somme).
Deve trattarsi di spese documentate e intestate al cliente e la relativa documentazione va allegata alla fattura. Esempio tipico è il caso dell’architetto che versa le imposte dovute al Comune per presentare il progetto di un cliente. È chiaro e oggettivo che si tratta di imposte dovute dal cliente al Comune, che l’architetto non fa altro che anticipare.
In questi casi, il trattamento fiscale del rimborso è il seguente:
| Applicazione ritenuta d’acconto IRPEF del 20% | Imponibilità ai fini del calcolo dei contributi previdenziali | Imponibilità ai fini IVA | Deducibilità reddito d’impresa | |
| Spese anticipate in nome e per conto del cliente | NO, in quanto non è un reddito imponibile | NO | Escluse dalla base imponibile IVA ai sensi dell’art. 15 | NO, per lo stesso motivo per cui il rimborso non viene tassato |
Spese sostenute per lo svolgimento della professione
Si tratta di spese sostenute per lo svolgimento della professione (come per esempio spese di viaggio, vitto e alloggio) che però quanto vengono rimborsate, sono assimilate ai compensi.
Di conseguenza:
| Applicazione ritenuta d’acconto IRPEF del 20% | Imponibilità ai fini del calcolo dei contributi previdenziali | Imponibilità ai fini IVA | Deducibilità reddito d’impresa | |
| Spese sostenute per lo svolgimento della professione | SI in quanto reddito tassabile per il professionista | SI | SI | SI (per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio-vedi sotto) |
Particolare attenzione è da porre alla disciplina delle spese di vitto e alloggio che, se non riaddebitate al cliente analiticamente (espressamente indicandole in fattura), comportano per il professionista uno svantaggio fiscale in quanto le spese sostenute e non riaddebitate analiticamente (ma ad esempio includendole nel compenso professionale) sono deducibili in capo al professionista per il solo 75% ed entro il limite massimo del 2% dei compensi annui.
ATTENZIONE: la riforma fiscale in atto prevede che dal 2025 le regole in tema di rimborso delle spese sostenute per lo svolgimento della professione (dunque NON quelle in nome e per conto) cambieranno radicalmente: il professionista non dovrà più tassare il rimborso ne potrà dedurre la spesa sostenuta.
Abbiamo riassunto per voi un argomento molto complesso in modo breve e conciso. Se avete altre domande o desiderate un'analisi più approfondita in relazione al vostro caso specifico, non esitate a contattarci. Il nostro team di esperti è a vostra disposizione e sarà lieto di supportarvi nel miglior modo possibile.
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