Case Study: Der Kunde zahlt nicht: Verluste aus Forderungen – Teil 1
18.05.2026
Mattia Prevedello
kontaktiere michIm Unternehmensalltag kommt es immer wieder vor, dass Kunden offene Rechnungen nicht oder nur teilweise bezahlen.
Die Ware wurde geliefert oder die Dienstleistung erbracht, die Rechnung wurde ausgestellt und die entsprechende MwSt. bereits an den Fiskus abgeführt. Doch der Kunde zahlt nicht.
Was nun?
Im Case Study dieses Monats analysieren wir die steuerlichen Folgen einer solchen Situation. In den kommenden Ausgaben folgen ein Case Study „Teil 2“ zu den MwSt.-Auswirkungen sowie ein Case Study „Teil 3“ mit praktischen Hinweisen zur Eintreibung offener Forderungen.
Zunächst kommt es darauf an, welche steuerliche Ausgangssituation vorliegt:
- Freiberufler und Unternehmen mit vereinfachter Buchhaltung im Kassenprinzip,
- Unternehmen mit vereinfachter Buchhaltung, die für die optionale Regelung gemäß Art. 18 optiert haben (Datum der Rechnungsverbuchung), Unternehmen mit ordentlicher Buchhaltung und Gesellschaften;
Für die Erstgenannten ist das Thema schnell behandelt: Da sie das Kassenprinzip anwenden, gilt: Solange ich nicht kassiere, besteuere ich nicht. Daher hat der Forderungsverlust keine steuerlichen Auswirkungen.
Für alle anderen hingegen wurde die ausgestellte, aber nicht kassierte Rechnung periodengerecht besteuert, typischerweise im Jahr der Ausstellung. Damit entsteht eine doppelte Belastung: Die Zahlung bleibt aus, während der entsprechende Erlös steuerlich bereits erfasst wurde.
Es ist daher wichtig zu verstehen, wann der Verlust aus Forderungen abgezogen werden kann, also wann die Besteuerung der nicht kassierten Rechnung neutralisiert werden kann.
Wann der Verlust steuerlich abziehbar ist:
Nach Art. 101, Absatz 5 des TUIR kann ein Forderungsverlust in zwei Fällen steuerlich abgezogen werden:
- Der Schuldner befindet sich in einem Insolvenzverfahren
Konkurs, gerichtlicher Vergleich usw.: In diesen Fällen wird der Verlust ab dem offiziellen Datum der Eröffnung des Verfahrens abziehbar. - Es bestehen „sichere und präzise Elemente“
Das Gesetz geht automatisch davon aus, dass diese Elemente vorliegen, wenn alternativ:
- die Forderung von geringem Betrag ist, also € 2.500 bei kleineren Unternehmen und € 5.000 bei größeren Unternehmen, und seit mehr als 6 Monaten fällig ist;
- die Forderung verjährt ist, also nach 10 Jahren;
- die Forderung gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen aus der Bilanz ausgebucht wird. Diese sehen grob gesagt vor, dass eine Forderung auszubuchen ist, wenn sie durch Zahlung, Verjährung, Vergleich oder Verzicht erlischt oder wenn eine Forderungsabtretung vorliegt, sogenanntes Factoring pro soluto.
Die „sicheren und präzisen Elemente“ müssen ansonsten nachgewiesen werden, zum Beispiel durch:
- erfolglose Vollstreckungsmaßnahmen
- Unauffindbarkeit des Schuldners
- Fluchtzustand oder Untertauchen
- dokumentierte Zahlungsunfähigkeit oder schwere Illiquidität
- Mahnschreiben
- negative Berichte von Inkassounternehmen
Für den korrekten Abzug des Forderungsverlustes und zur Vermeidung unnötiger steuerlicher Beanstandungen ist es daher grundlegend, den Verlust korrekt einzuordnen sowie alle entsprechenden Belegdokumente zu sammeln und aufzubewahren.
Teil 2 zu den MwSt.-Auswirkungen und Teil 3 zu den praktischen Maßnahmen zur Forderungseintreibung folgen in den kommenden Monaten.
Wir haben hier für Sie ein sehr komplexes Thema kurz und prägnant zusammen gefasst. Sollten Sie weitere Fragen haben oder eine vertiefte Analyse im Zusammenhang mit Ihrem spezifischen Anliegen wünschen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und freut sich darauf, Sie bestmöglich zu unterstützen.